Schritt 3 – Die Einladung
Steht die Reservierung der Location, beginnt das finanzielle Risiko. Deshalb müssen so schnell wie möglich Anmeldungen raus. Dazu ist es wichtig, den Preis vernünftig zu kalkulieren. Wir haben es immer so gehalten, das der billigste Preis gerade die Kost und Logis des entsprechenden Teilnehmers deckt. Dazu durfte unsere Tavernencrew immer umsonst zum Con fahren, da sie den unangenehmsten Job hat. Zusätzlich haben wir für die Orga (später dann für die ganze SL) immer eingeplant, dass diese ebenfalls umsonst mitkommen konnte.
Dadurch hatte man im Zweifelsfall eine ganz nette Pufferzone, falls unerwartete Kosten aufkommen sollten oder der Con nicht voll wird. Dann zahlen doch alle SL und man hat ein paar hundert Euro mehr in der Kasse. Gewinne durch Getränke kalkulieren wir auch nicht ein, sondern passen unseren Getränkepreis lieber vor Ort an unsere Finanzsituation an.
Vor allem, wenn man teure Locations (wie zum Beispiel Burgen) angemietet hat, muss man unbedingt den Spielerpreis soweit anheben, dass man mit ungefähr 70% Belegung bei +/-0 herauskommt. Kost und Logis sind in der Regel reserviert und damit quasi bezahlt.
Von dem Überschuss, den man bei Vollbelegung des Cons hat, lassen sich die Spezialeffekte bezahlen, auf die man sonst verzichten würde. Außerdem lässt sich der Fundus aufstocken, und es können wichtige Sachen angeschafft werden, die man sonst immer von Bekannten leihen muss (Funkgeräte, Nebelmaschine, Dungeon usw.)
Etwas, was ich auch erst später lernen musste, ist, die Preise nach Anmeldedatum zu staffeln, das gibt den Teilnehmern den Anreiz, sich möglichst früh anzumelden und uns die Möglichkeit etwas langfristiger planen zu können. Was hilft es uns, am Abend vor dem Con zu wissen, wie viel Überschuss noch in die Gewandung zu stecken ist…
Ist für die Einladung dann alles kalkuliert und ein netter Flavourtext geschrieben, sollte sie so schnell wie möglich verteilt werden. Das geht auf der einen Seite durch E-Mails und Postings in den entsprechende Foren und LARP-Kalendern. Auf der anderen Seite sollte man zu jedem Con, auf den einer aus der Orga oder auch nur Bekannte gehen eine Menge Flyer mitnehmen.
Spieler gehen erfahrungsgemäß am liebsten auf Cons, wo sie die Orga kennen. Das heißt also, in den sauren Apfel beißen, und mit jedem potentiellen Spieler quatschen, Bier trinken und im Zweifelsfall seine langweiligen alten LARP-Erlebnisse anhören…
Steht die Reservierung der Location, beginnt das finanzielle Risiko. Deshalb müssen so schnell wie möglich Anmeldungen raus. Dazu ist es wichtig, den Preis vernünftig zu kalkulieren. Wir haben es immer so gehalten, das der billigste Preis gerade die Kost und Logis des entsprechenden Teilnehmers deckt. Dazu durfte unsere Tavernencrew immer umsonst zum Con fahren, da sie den unangenehmsten Job hat. Zusätzlich haben wir für die Orga (später dann für die ganze SL) immer eingeplant, dass diese ebenfalls umsonst mitkommen konnte.
Dadurch hatte man im Zweifelsfall eine ganz nette Pufferzone, falls unerwartete Kosten aufkommen sollten oder der Con nicht voll wird. Dann zahlen doch alle SL und man hat ein paar hundert Euro mehr in der Kasse. Gewinne durch Getränke kalkulieren wir auch nicht ein, sondern passen unseren Getränkepreis lieber vor Ort an unsere Finanzsituation an.
Vor allem, wenn man teure Locations (wie zum Beispiel Burgen) angemietet hat, muss man unbedingt den Spielerpreis soweit anheben, dass man mit ungefähr 70% Belegung bei +/-0 herauskommt. Kost und Logis sind in der Regel reserviert und damit quasi bezahlt.
Von dem Überschuss, den man bei Vollbelegung des Cons hat, lassen sich die Spezialeffekte bezahlen, auf die man sonst verzichten würde. Außerdem lässt sich der Fundus aufstocken, und es können wichtige Sachen angeschafft werden, die man sonst immer von Bekannten leihen muss (Funkgeräte, Nebelmaschine, Dungeon usw.)
Etwas, was ich auch erst später lernen musste, ist, die Preise nach Anmeldedatum zu staffeln, das gibt den Teilnehmern den Anreiz, sich möglichst früh anzumelden und uns die Möglichkeit etwas langfristiger planen zu können. Was hilft es uns, am Abend vor dem Con zu wissen, wie viel Überschuss noch in die Gewandung zu stecken ist…
Ist für die Einladung dann alles kalkuliert und ein netter Flavourtext geschrieben, sollte sie so schnell wie möglich verteilt werden. Das geht auf der einen Seite durch E-Mails und Postings in den entsprechende Foren und LARP-Kalendern. Auf der anderen Seite sollte man zu jedem Con, auf den einer aus der Orga oder auch nur Bekannte gehen eine Menge Flyer mitnehmen.
Spieler gehen erfahrungsgemäß am liebsten auf Cons, wo sie die Orga kennen. Das heißt also, in den sauren Apfel beißen, und mit jedem potentiellen Spieler quatschen, Bier trinken und im Zweifelsfall seine langweiligen alten LARP-Erlebnisse anhören…
Lästige Signaturen kann man unter Benutzer-CP 
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